Google Workspace: 5 truques escondidos que facilitam sua rotina

Você sabia que está usando apenas uma fração do potencial das ferramentas Google no seu dia a dia, muitos profissionais usam o Google Workspace sem saber de todos os truques.

Isso faz com que eles percam a chance de melhorar sua produtividade no trabalho.

Quer saber como pequenos ajustes podem mudar sua rotina? É simples e rápido.

Principais pontos

• Exploração de funcionalidades avançadas que muitos usuários desconhecem.
• Como ferramentas Google podem aumentar sua produtividade no trabalho.
• Truques para agilizar a organização e execução de tarefas.
• Dicas essenciais do Google Workspace para modelos híbridos.
• Utilização eficaz do Google Agenda e Gmail.

Organize suas tarefas com o Google Agenda

Você já ouviu falar das funcionalidades do Google Agenda?

Ele não é só um calendário. Você pode dar nomes e cores às suas tarefas para facilitar a organização.

A funcionalidade “Time Insights” mostra gráficos do tempo gasto em cada atividade, ajudando a identificar gargalos.

O Google Agenda permite criar tarefas recorrentes facilmente. Você pode definir tarefas diárias, semanais, mensais ou anuais.

Além disso, é possível adicionar subtarefas para acompanhar o progresso de tarefas complexas.

E se precisar, criar listas separadas para tarefas pessoais e de trabalho.

Característica	Benefício
Tarefas recorrentes	Aprimoramento da gestão do tempo com repetições diárias, semanais, mensais ou anuais
Subtarefas	Monitoramento de tarefas complexas passo a passo
Listas de tarefas	Organização de tarefas por categorias e projetos
Arrastar & Soltar tarefas	Facilidade na reorganização de prioridades
Insights de Tempo	Análise de distribuição do tempo para melhorar a produtividade

80% dos usuários gostam da integração do Google Tasks com o Google Agenda.

Mas 20% pedem mais funcionalidades, como horários em tarefas.

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Mesmo assim, o feedback é muito positivo, destacando a facilidade de uso e ajuda na organização diária.

Google Workspace: Defina horários e locais de trabalho

O recurso “Horas de trabalho e Localização” do Google Agenda ajuda muito.

Você pode definir seu horário e local de trabalho. Isso evita conflitos e facilita o planejamento de reuniões.

Muitas pessoas usam esse recurso no Google Workspace.

Eles querem gerenciar melhor o tempo. A opção de escolher entre “Casa” e “Escritório” como localização de trabalho é muito útil.

Alguns não veem a opção de definir local de trabalho. Isso pode ser por decisões de administração.

Mas, é possível resolver isso com ajuda do administrador.

O Google Agenda também pode rejeitar reuniões quando você estiver “ausente”.

Isso ajuda a gerenciar melhor o tempo. Os eventos recorrentes mostram a importância de ter uma rotina.

Para configurar no Android, muitos usam seus dispositivos móveis.

Isso torna tudo mais fácil e produtivo. Ter tudo em um lugar ajuda muito.

Os fóruns de ajuda pedem mais suporte para personalizar as configurações.

Esses recursos são essenciais para que todos aproveitem ao máximo o Google Workspace.

Google Workspace: maximizando sua produtividade

O Google Workspace ajuda a maximizar produtividade e a promover o trabalho colaborativo.

Ele oferece várias ferramentas Google Workspace.

Por exemplo, o Google Docs permite que vários usuários trabalhem em documentos ao mesmo tempo.

Isso facilita a colaboração e melhora a eficiência no trabalho.

O Google Meet permite reuniões virtuais com até 150 pessoas.

Isso elimina a necessidade de se deslocar e economiza espaço físico.

Para a eficiência interna, o Google Drive ajuda a armazenar e compartilhar arquivos.

O Google Calendar organiza eventos e compromissos.

Veja a tabela abaixo para entender melhor o controle de acesso a aplicativos no Google Workspace.

Opção de acesso	Vantagens	Desvantagens
Usuários podem instalar qualquer aplicativo	Maior flexibilidade para os usuários Sem sobrecarga administrativa	Maior risco para os dados da organização
Usuários só podem instalar aplicativos da lista de permissões	Risco reduzido para os dados da organização	Administradores necessitam manter uma lista de permissões atualizada
Usuários não podem instalar aplicativos	Menor risco para os dados da organização	Administradores precisam instalar os aplicativos para os usuários

O Google Workspace for Education oferece segurança para dados, pois os usuários não podem instalar aplicativos.

Isso atende às necessidades da instituição, garantindo segurança e eficiência.

A integração com Looker, uma ferramenta de análise de dados, melhora ainda mais a produtividade das equipes.

Com essas ferramentas Google Workspace, sua organização pode melhorar muito a colaboração e a eficiência.

Isso traz uma visão mais detalhada e valiosa dos dados e processos internos.

Criação e gestão de tarefas no Google Agenda

O Google Agenda não é só para marcar compromissos.

Ele também ajuda muito na criação de tarefas e gestão de atividades.

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Você pode adicionar tarefas no painel lateral, tornando a organização do dia a dia mais fácil.

Uma grande vantagem é ver todas as tarefas em uma tela.

Isso ajuda a não perder nenhuma tarefa importante.

As tarefas podem ser programadas para se repetir, facilitando a gestão de atividades diária.

Os usuários podem reorganizar tarefas facilmente.

Eles também podem atualizar datas e marcar tarefas como concluídas com um clique.

Para manter a agenda limpa, é possível esconder ou mostrar tarefas concluídas.

Você pode criar tarefas no Google Agenda ou no Calendário. Essas tarefas são privadas, visíveis apenas para quem as criou.

Tarefas pendentes dos últimos 365 dias aparecem no dia atual.

Para que as tarefas apareçam no calendário, é preciso associá-las a uma data.

O Google Agenda também permite ver, editar e excluir tarefas.

Você pode ajustar configurações para esconder tarefas concluídas.

Se uma tarefa for indesejada, é possível denunciá-la como spam e eliminá-la.

Esconder tarefas pendentes ajuda a focar nas tarefas urgentes.

Com essas funcionalidades, criar e gerenciar tarefas fica muito mais fácil.

Isso ajuda a ter uma rotina mais organizada e produtiva. Use essas ferramentas para melhorar sua eficiência diária com o Google Agenda.

Filtragem avançada de e-mails no Gmail

O Gmail tem recursos avançados para filtragem de e-mails.

Eles ajudam a organizar sua caixa de entrada. Assim, você pode focar nas mensagens importantes e separar os spams.

Você pode criar filtros com critérios como quem enviou a mensagem e o tamanho.

Também pode definir ações automáticas, como deletar ou marcar como importante.

O Gmail também permite que administradores criem regras detalhadas.

Essas regras podem afetar as mensagens que você recebe ou envia. As configurações são compatíveis com várias versões do Gmail.

Com até 10 expressões específicas, você pode criar condições de pesquisa.

Isso inclui o tipo de arquivo, nome ou tamanho dos anexos. As ações possíveis são rejeitar, quarentenar ou modificar as mensagens.

Modificar mensagens permite adicionar cabeçalhos, mudar destinatários e remover anexos. Isso ajuda a personalizar as mensagens.

Critério	Ação
Anexo com tamanho superior a 1MB	Scan nos primeiros 1MB
Conteúdo sensível	Rejeitar mensagem
Anexo criptografado	Não pode ser escaneado
Expressões em anexos	Adicionar cabeçalho, alterar destinatários

Os administradores podem criar regras de content compliance.

Essas regras são baseadas em palavras, frases e padrões de texto. Elas ajudam a controlar o conteúdo das mensagens.

Você pode configurar content matches avançados.

Isso inclui diferentes partes da mensagem, como cabeçalhos e corpo. As regras S/MIME também melhoram a segurança das mensagens.

Google Workspace: Conclusão

Explorar o Google Workspace pode mudar sua forma de trabalhar.

Ele oferece vários aplicativos que podem ser acessados de qualquer lugar com internet.

Isso torna a produtividade, a colaboração e a comunicação mais fáceis.

Com o Google Agenda, você pode gerenciar seu tempo e planejar eventos. O Google Drive ajuda na colaboração em documentos.

Ferramentas como Google Docs, Google Sheets e Google Slides facilitam a criação de documentos e apresentações.

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O Google Meet permite chamadas de vídeo de alta qualidade.

E o Google Chat ajuda na comunicação entre a equipe. Além disso, o Google Workspace segue padrões de segurança importantes.

Uma pesquisa da Forrester Consulting mostrou um retorno de investimento de 331% em três anos.

Isso mostra que o Google Workspace é uma escolha inteligente para empresas.

Ele oferece segurança robusta, como autenticação de dois fatores e criptografia de dados.